Чем грозит несвоевременная сдача авансовых отчетов и получение денежных средств под отчет при наличии несданного остатка по прошлому авансу?

Надо сказать, что когда бухгалтерии дают команду выдать деньги под отчет на командировку и хознужды, у нее не всегда есть время да и желание проверить, а не числится ли за подотчетным лицом остаток несданных денежных средств. Иногда все намного проще, бухгалтерия выдает новые суммы подотчет с учетом остатка по ранее выданному авансу. Самое интересное, что даже сама форма авансового отчета предполагает наличие остатка или перерасхода по подотчетным суммам. При всем при этом каждый раз при принятии очередного положения о Порядке ведения кассовых операций в нем появляется пункт, который гласит, что не допускается выдача под отчет денежных средств при наличии несданного остатка (абз. 3 п. 6.3. Указания 3210-У).

Не редки ситуации, когда работник длительное время не имеет возможности сдать остатки неизрасходованных подотчетных сумм (находится постоянно в разъездах, длительных командировках) и возникает необходимость в деньгах. Например, Иванов направляется в срочную командировку уже завтра, отчитаться по предыдущему авансу, он не успел, и, для примера, за ним числится задолженность 2000 руб., при этом на командировку руководитель подписал выдать ему 10000 руб., возникает немного странная ситуация: бухгалтерия просит Иванова сдать в кассу 2000 руб., чтобы выдать ему 10000 руб. вместо того, чтобы выдать ему только разницу, иначе возможны штрафные санкции.

За нарушение кассовой дисциплины ИФНС может одновременно оштрафовать (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

- организацию - на сумму от 40 000 до 50 000 руб.;

- руководителя организации - на сумму от 4000 до 5000 руб.

Избежать этого можно, если уйти от наличных расчетов с подотчетными лицами совсем, ведь требование о сдаче неиспользованного остатка подотчетных сумм касается только выдачи наличных денежных средств. В Указании 3210-У ничего не говорится о выдаче средств под отчет по безналу, таким образом, как видим, все не так плохо.