13.07.2015

Как компенсировать суточные, если у сотрудника разъездной характер работы?

Консультантам "Инвест-аудит" поступил запрос, касающийся компенсации суточных сотрудникам, имеющим разъездной характер работы:

организация имеет в штате водителя, в трудовом договоре которого предусмотрен разъездной характер работы. Часто водитель сопровождает в служебных командировках сотрудников Организации, при этом остается ночевать в гостиницах вместе с командированными сотрудниками. Приказ о направлении в командировку на водителя не составляется. Время нахождения вне постоянного места работы оплачивается из расчета часового заработка.

1) Каким образом можно компенсировать суточные, если водитель не считается находящимся в командировке?

2) Достаточно ли оформления приказа о компенсации расходов для учета данных по налогу на прибыль? Если не достаточно, то, что необходимо еще составить?

Ответ:

1) Водителю, имеющему разъездной характер работы, компенсация работодателем расходов в виде суточных должна быть оформлена в виде возмещения расходов, связанных со служебными поездками, предусмотренных ст. 168.1 Трудового кодекса РФ. В случае установления работнику разъездного характера работы, выполнение им трудовых обязанностей вне места нахождения Организации не признается командировкой согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ. Возмещение работнику расходов в связи с разъездным характером его работы должно быть произведено согласно установленному в организации порядку, требование о наличии которого предусмотрено ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.

2) По-нашему мнению, для подтверждения правомерности расходов на возмещение затрат при разъездном характере работ, недостаточно иметь только приказ руководителя Организации о возмещении расходов конкретному работнику за определенный период. В приказе не указано, какие конкретно расходы, связанные с разъездным характером работы, возмещаются.

В целях исчисления налога на прибыль для учета расходов на возмещение затрат, связанных со служебными поездками работников (в т. ч. суточных), имеющих разъездной характер работы:

2.1) Согласно требованиям ст. 168.1 Трудового кодекса РФ закрепить перечень работ, профессий, должностей, чья работа в Организации носит разъездной характер, в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте Организации.

В трудовом договоре с работником указать условие о разъездном характере работы, в соответствии с положениями ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Следует учитывать, что в Трудовом кодексе РФ, иных нормативных актах не указаны ни перечень работ или категорий работников, имеющих разъездной характер, ни критерии их отнесения к указанным работам.

Исходя из определений разъездного характера работ, которые даны в нормативно-правовых актах, а также в разъяснениях Роструда в Письме от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ разъездной характер работы имеет следующие признаки:

- работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

- работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком). Например, поездки водителей автомобилей, которые в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (например, Письмо Минфина России от 01.06.2005 г. № 03-05-01-04/168).

Учитывая имеющиеся судебные споры с налоговыми органами, в целях снижения налоговых рисков следует иметь документы, подтверждающие, что фактическая работа по соответствующей должности носит разъездной характер, хотя Трудовой кодекс и большинство официальных разъяснений налоговых органов напрямую не содержит данного требования. Постоянность разъездов работника может быть подтверждена, например, маршрутными листами, журналами учета служебных поездок, и др.

2.2) Согласно требованиям ст. 168.1 Трудового кодекса РФ необходимо закрепить размеры и порядок возмещения в организации расходов, связанных со служебными поездками работников, в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте Организации или в трудовом договоре с работником.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с исполнением служебных обязанностей, должны быть разработаны организацией самостоятельно.

Исходя из принятого в Организации порядка возмещения расходов в связи с разъездным характером работы, необходимо также установить порядок документального подтверждения соответствующих операций (факта поездки, возмещаемых расходов и их размера и т.д.) в целях соблюдения требований документального подтверждения расходов и операций для целей исчисления налога на прибыль (ст. 252 Налогового кодекса РФ) и бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Указанными документами могут быть маршрутные листы, журналы учета служебных поездок, счета гостиниц и др.

2.3) Возмещение расходов работнику должно быть произведено в порядке и суммах, которые установлены в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте организации или в трудовом договоре, включая соответствующее документальное подтверждение расходов.