icon-cover.png Отправить заявку 
Вид обращения
ФИО*
Телефон*
Адрес электронной почты*
Расскажите нам о своей задаче (по желанию)
Блог компании
29.12.2015

Что делать, если сотрудники нарушают сроки передачи в бухгалтерию первичных документов?

Тема своевременной сдачи в бухгалтерию первичной документации не теряет своей актуальности и особенно остро стоит на предприятиях, имеющих большое количество сотрудников службы снабжения, а также руководителей подразделений, имеющих доверенность на приобретение товаров для своего отдела.

Несвоевременная сдача документов, таких как накладная, акт выполненных работ, счет-фактура, товаро-транспортная накладная, универсальный передаточный документ в бухгалтерию может обернуться как минимум дополнительной работой для бухгалтера, а порой и серьезными штрафами для компании со стороны контролирующих органов и поставщиков. Известны случаи, когда ответственный по договору приносил в бухгалтерию документы трехлетней давности, при этом счетный работник не имел возможности выявить недостачу "первички" во время инвентаризации расчетов ввиду того, что сделка была разовая, предоплата и договор не были предусмотрены.

Во избежание подобных случаев Главный бухгалтер должен создать график документооборота, о чем говорится в п. 15 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, от 29.07.98 г. № 34н.

Как обеспечить соблюдение графика документооборота? Одним из вариантов является внесение в положение о премировании условий лишения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документов. Далее, необходимо ознакомить ответственных по предоставлению первичных документов сотрудников с положением о премировании под личную подпись. С целью возможности применения содержащегося в упомянутом положении пункта о лишении премиальной выплаты мы рекомендуем завести «Журнал регистрации несвоевременно предоставленных в бухгалтерию документов» с указанием сведений о сотруднике, представившем документ, сроке представления документа, а также подписями сдавшего и принявшего документ.

В качестве другого или дополнительного варианта, работодатель может включить пункт «своевременная сдача первичных бухгалтерских документов в бухгалтерию» в трудовые обязанности при заключении трудового договора. В таком случае у работодателя появляется право применить дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения. Необходимо отметить, что подобное дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно тяжести совершенного проступка и обстоятельствам, при которых он был совершен и использоваться в качестве исключительного случая, нежели, как правило.

Подробные разъяснения о правомерности лишения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации приведены в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 18.12.2014 г. № 3251-6-1. Ознакомьтесь с ним и обеспечьте своевременное поступление документов в бухгалтерию.

Сергей Грюкач, заместитель директора департамента аудита ООО "Инвест-аудит"


Еще статьи в блоге: